Materi MK. Sistem Pengarsipan dan Akses (Smt II Jur. SI STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda)

1

SISTEM DAN MANAJEMEN PENGARSIPAN SECARA KONVENSIONAL

(Materi 1 MK. Sistem Pengarsipan dan Akses – STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda – Dosen Pembina MK : Mudransyah, S.Kom)

Sistem dan Manajemen Kearsipan yang baik sangat penting bagi suatu organisasi dalam memperoleh data dan informasi. Dimana Arsip sebagai sumber data merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan transaksi yang diolah sampai menghasilkan informasi untuk pengambilan keputusan.

Sistem dan Manajemen Kearsipan sangat diperlukan dalam mengelola arsip secara efektif dan efisien baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian dan perawatan.

Istilah Arsip berasal dari Bahasa Yunani yaitu Arche atau Archea atau Archeon yang berarti Dokumen atau Catatan.

Adapun Bentuk-bentuk Arsip, meliputi Kertas, Mikrofilm, Media Elektronik, Peta, Cetak Biru, Gambar, Foto, Data dari Sistem Komputer, Audio, Video, Dokumen Tulis Tangan, Formulir, dll.

Syarat-syarat Dokumen dan sejenisnya disebut sebagai Arsip yaitu :

1. Harus masih mempunyai kegunaan.
2. Harus disimpan secara teratur dan berencana.
3. Dapat ditemukan dengan mudah dan cepat jika diperlukan kembali.

Arsip memiliki beberapa arti penting, meliputi :

1. Bahan Penelitian : Penelitian Sejarah, Penelitian Tumbuh-tumbuhan, dll.
2. Bahan Penerbitan : Penerbitan Buku, Majalah, Surat Kabar, dll.
3. Bahan Pengambilan Keputusan, Pembuatan Peraturan dan Perundang-undangan.
4. Bahan Rujukan Histori : Histori Penyakit, dll.
5. Bahan Bukti/Legalitas : Bukti Kelahiran, Legalitas Jual Beli Tanah, dll.

Berdasarkan jenis yang dimiliki, Arsip terdiri atas 8 Jenis Arsip, yaitu :

1. Menurut Subyek/Isi Arsip.

· Arsip Kepegawaian : Riwayat Hidup Pegawai, Surat Lamaran, dll.

· Arsip Keuangan : Laporan Keuangan, Bukti Pembayaran, dll.

· Arsip Pendidikan : Kurikulum, dll.

2. Menurut Bentuk Arsip.

Surat, Pita Rekaman, Mikrofilm, Disket, CD, dll.

3. Menurut Nilai/Kegunaan Arsip.

· Arsip Bernilai Informasi : Pengumuman, dll.

· Arsip Bernilai Hukum : Akte Pendirian Organisasi, Akte Perkawinan, dll.

· Arsip Bernilai Sejarah : Laporan Tahunan, Gambar/Foto Suatu Kejadian, dll.

· Arsip Bernilai Ilmiah : Hasil Penelitian, dll.

· Arsip Bernilai Administrasi : Ketentuan Organisasi, Prosedur Kerja, Surat Keputusan, dll.

· Arsip Bernilai Pendidikan : Kurikulum, Satuan Pengajaran, Program Pengajaran, dll.

· Arsip Bernilai Keuangan : Kuitansi, Bon Penjualan, Laporan Keuangan, dll.

4. Menurut Kepentingan Arsip.

· Arsip Tidak Berguna : Surat Undangan, Memo, dll.

· Arsip Berguna : Surat Permohonan Cuti, Surat Pesanan Barang, dll.

· Arsip Penting : Surat Keputusan, Laporan Keuangan, dll.

· Arsip Vital : Akte Pendirian Organisasi, Sertifikat, Ijasah, dll.

5. Menurut Fungsi Arsip.

· Arsip Dinamis merupakan Arsip yang masih dipergunakan secara langsung. Arsip Dinamis terdiri atas Arsip Dinamis Aktif (Arsip yang masih sering dipergunakan) dan Arsip Dinamis In Aktif (Arsip yang sudah jarang dipergunakan).

· Arsip Statis : Arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung.

6. Menurut Tempat Pengelolaan Arsip.

Arsip Pusat, Arsip Unit, Arsip Cabang, dll.

7. Menurut Keaslian Arsip.

· Arsip Asli merupakan Arsip yang isinya langsung ditulis/diketik, biasanya lembar pertama dari arsip dalam bentuk rangkap.

· Arsip Tembusan merupakan Arsip yang dalam pembuatannya sebagai rangkap dari Arsip Asli.

· Arsip Salinan merupakan Arsip yang mempunyai isi sama persis dengan Arsip Asli, seperti Arsip Hasil Foto Copy.

· Arsip Petikan merupakan Arsip yang berisi bagian dari Arsip Asli.

8. Menurut Kekuatan Hukum Arsip.

· Arsip Otentik merupakan Arsip yang terdapat tanda tangan asli, No. Seri Asli, Bukti Legalitas, dll. (Bukan Foto Copy)

· Arsip Tidak Otentik merupakan Arsip yang secara fisik isinya sama dengan Arsip Otentik seperti Hasil Foto Copy.

Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan yaitu Manajemen Kearsipan (Records Management) merupakan salah satu bagian dari Manajemen Perkantoran (Office Management) yang menitik beratkan pada pengurusan Dokumen, dimana meliputi Aspek Planning/Perencanaan, Organizing, Actuating/Pengendalian, dan Controlling/Pengawasan.

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam Pengelolaan Arsip, meliputi :

· Sumber Daya Manusia yang sesuai dengan bidang Kearsipan.

· Keuangan untuk mendukung pengurusan Arsip.

· Peralatan yang sesuai dengan Pengarsipan.

· Sistem Penyimpanan Arsip yang baik.

· Pemilihan Sistem Kearsipan yang sesuai dengan aktivitas Manajemen.

Prinsip dalam Pengelolaan Arsip, meliputi :

1. Pengelolaan Arsip yang sedikit mungkin.
2. Pengelolaan Arsip yang berguna.
3. Pengelolaan Arsip secara hemat dan sederhana.
4. Pengelolaan Arsip yang mudah, cepat, dan tepat dalam pencarian kembali Arsip.

Faktor-faktor yang menentukan Sistem Kearsipan yang baik adalah :

· Kepadatan : Tidak menggunakan ruangan yang terlalu luas.

· Mudah Diakses : Arsip mudah diraih.

· Kesederhanaan : Sistem pemberian keterangan dan pengelompokan Arsip tidak terlalu rumit.

· Keamanan : Keamanan terhadap isi dan kerusakan Arsip.

· Kehematan : Hemat Biaya, Tenaga Kerja, dll dalam Pengelolaan Arsip.

· Elastisitas : Sistem Kearsipan yang dibuat harus mempertimbangkan pengembangan pada masa akan datang.

· Penyimpanan : Arsip yang disimpan seminimal mungkin (Benar-benar Arsip yang bernilai).

· Keterangan : Pemberian keterangan Arsip yang jelas.

· Up To Date : Arsip disusun secara Up To Date

· Pengelompokan : Arsip dikelompokan secara tepat berdasarkan jenis, bentuk, isi, dll.

Dalam pelaksanaannya, Pengorganisasian Arsip terdiri atas :

1. Sentralisasi.
2. Desentralisasi.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.

Sedangkan Prosedur Kerja Sistem Kearsipan, meliputi :

1. Prosedur Arsip Masuk.
2. Prosedur Arsip Keluar.
3. Prosedur Pencatatan Arsip Masuk dan Arsip Keluar.
4. Prosedur Pencatatan dan Penyimpanan Arsip.

Referensi :

Manajemen Kearsipan Modern : Dari Konvensional ke Basis Komputer – Oleh Agus Sugiarto, S.Pd dan Teguh Wahyono, S.Kom – Penerbit Gava Media Yogyakarta - 2005

2

SISTEM DAN MANAJEMEN PENGARSIPAN SECARA SEMI KOMPUTERISASI DAN KOMPUTERISASI

(Materi 2 MK. Sistem Pengarsipan dan Akses – STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda – Dosen Pembina MK : Mudransyah, S.Kom)

Dalam perkembangannya Sistem dan Manajemen Kearsipan mengalami perubahan dari Konvensional menjadi Semi Komputerisasi dan akhirnya menjadi Komputerisasi dengan menggunakan Database sebagai pengganti dari Bentuk Arsip yang selama ini dikenal seperti Dokumen, Foto, Blue Print, dll.

Pada dasarnya Sistem dan Manajemen Pengarsipan meskipun dilaksanakan secara Semi Komputerisasi maupun Komputerisasi, tetap memiliki konsep yang sama dengan Sistem dan Manajemen Pengarsipan secara Konvensional. Hanya bedanya adalah dalam mekanisme pelaksanaan di lapangan dimana Konvensional dilaksanakan murni secara manual, Semi Komputerisasi dilaksanakan dengan menggunakan Paket Program dan Komputer dalam membantu pekerjaan Sistem Pengarsipan, dan Komputerisasi dilaksanakan sepenuhnya dengan menggunakan Sistem Aplikasi yang sudah terkomputerisasi dan menggunakan Database sebagai Pusat Data dan Media penyimpanan Arsip dalam bentuk Data dan Informasi.

Sistem dan Manajemen Pengarsipan secara semi komputerisasi dilaksanakan dengan menggunakan perangkat komputer yang didukung oleh perangkat lunak tertentu dalam pengelolaan arsip, seperti :

1. File-file Dokumen dalam bentuk *.doc, *.txt, *.xls, dll.
2. File-file Gambar dalam bentuk *.jpg, *.bmp, dll.
3. File-file Video atau Audio dalam bentuk *.mp3, dll.

Berbeda dengan Konvensional dan Semi Komputerisasi, Sistem dan Manajemen Pengarsipan secara Komputerisasi dalam pelaksanaannya telah menggunakan Sistem Aplikasi yang dikenal dengan Sistem Komputerisasi yang berbasiskan Database sebagai Media untuk menyimpan berbagai bentuk arsip sebagai Data dan Informasi baik yang bersifat online maupun offline, seperti :

• Cabinet NG.
• Electronis Filing System (EFS).
• Paper Master Pro.

Adapun Kelebihan dari Sistem dan Manajemen Pengarsipan secara Komputerisasi, diantaranya :

• Dalam pelaksanaannya sudah didukung oleh Sistem Aplikasi yang terkomputerisasi dengan menggunakan Database sebagai Media penyimpanan Arsip dalam bentuk Data dan Informasi, kecuali untuk yang berkaitan dengan Keaslian dan Kekuatan Hukum.
• Memiliki Database sebagai Pusat Data atau Bank Data Arsip dalam bentuk apapun selama tidak berkaitan dengan Keaslian dan Kekuatan Hukum.
• Mudah dilaksanakan dan dipergunakan.
• Memiliki Fasilitas pencarian Arsip yang diperlukan agar lebih cepat, efektif dan efisien.
• Pencatatan lokasi fisik Arsip berdasarkan bentuknya.
• Laporan kondisi arsip secara fisik.
• Karena sudah terkomputerisasi dan menggunakan Database, memungkinkan dapat diakses secara jaringan oleh yang memerlukan.

Dalam pelaksanaannya Database sebagai Pusat Data atau Bank Data dari suatu Sistem Pengarsipan secara Komputerisasi sebagai Sistem Berkas perlu dilaksanakan pengelolaan dan pemeliharaan secara baik dan benar dengan berdasarkan pada Konsep dari Sistem Manajemen Database yang ada.

Referensi :

Manajemen Kearsipan Modern : Dari Konvensional ke Basis Komputer – Oleh Agus Sugiarto, S.Pd dan Teguh Wahyono, S.Kom – Penerbit Gava Media Yogyakarta - 2005

Informasi : Untuk mendapatkan Materi Lengkap dalam bentuk .PDF, tolong kirimkan e-Mail anda ke mudrans@gmail.com dengan mencantumkan Subject (Materi MK. Sistem Pengarsipan dan Akses) dan Isi Mail (No. Identitas Anda dalam bentuk NIM atau lainnya, Nama Anda, Status Anda sebagai Mahasiswa/Pekerja, Tempat Kuliah/Bekerja Anda). Terima Kasih.